決算は、ビジネスの健康状態を把握し、翌年度の成長計画を立てる重要なタイミングです。単なる数字の整理だけでなく、経営改善や利益最大化のために活用すべきです。本記事では、決算で見直すべき項目について詳しく解説し、それぞれの項目が経営にどのように役立つのかをお伝えします。
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登場人物
ピエール: 財務に詳しいアドバイザー。
ジョン: カフェを経営している初心者オーナー。
ジョン:「ピエール、決算でどこを見直すべきか分からなくて毎年悩んでるんだ。チェックポイントが多すぎて混乱しちゃう。」
ピエール：「それは誰でも最初は迷うよ。でも心配しないで、ジョン。重要なポイントを一つずつ整理すれば、決算作業がもっと効率的になるよ。今日は基本的な7つの見直し項目を解説するから、それを参考にしてみて。」
決算で見直すべき主要項目一覧
以下に、中小企業、個人事業主が決算で必ず見直すべき事を解説します。
1. 売上と利益の確認
重要性: ビジネスの成長具合を把握するため
ピエール:「経営は、まず売上と利益を確認することが大事だよ。特に、損益分岐点の考え方を使うと、必要な売上が具体的に見えてくる。」
ジョン:「損益分岐点って聞いたことはあるけど、どういうもの？」
ピエール:「簡単に言うと、収益と費用がちょうど同じになる売上高のこと。つまり、利益も損失もないラインだね。」
損益分岐点の詳しい解説
損益分岐点を把握するためには、以下の公式を理解する必要があります。
損益分岐点売上高 = 固定費 ÷ （1 – 変動費率）
- 固定費: 家賃、光熱費、従業員の基本給など、売上の増減に関係なく発生する費用。
- 変動費: 材料費や販売手数料など、売上に応じて増減する費用。
- 変動費率: 売上に対して変動費が占める割合（変動費 ÷ 売上）。
カフェの場合の具体例
ジョンのカフェのケースを考えてみましょう。
- 固定費: 50万円（家賃、光熱費、人件費の固定部分）
- 売上高に対する変動費率: 40%（食材費や包装コストなど）
この場合、損益分岐点売上高は以下のように計算されます。
50万円 ÷ （1 – 0.4） = 83万3,333円
つまり、毎月の売上が約83万3,333円を超えないと、利益が出ない計算になります。
このように何が変動費になるのか、固定費になるのかを区分することで売上がいくら必要かわかりますよ！
ぜひ、実践しましょう！
損益分岐点を見直す方法
- 固定費の削減
家賃交渉や契約内容の見直し、エネルギーコスト削減で固定費を低減することで、損益分岐点を下げる。例: ジョンのカフェピエールのアドバイスで、電力会社を変更して光熱費を10%削減した結果、損益分岐点売上高が約80万円に下がりました。 - 変動費率の改善
材料費や仕入れ先を見直し、コスト効率の良い仕入れを行う。例えば、まとめ買いや地元産の材料を活用する。 - 売上高の増加
特にピークタイムを活用し、客単価を上げるためのメニュー開発やキャンペーンを実施。例: ジョンのカフェ損益分岐点を下回る月が続いたため、ジョンはランチメニューを強化し、客単価を500円上げる施策を導入。結果、損益分岐点を超える売上を安定して達成しました。
このように、粗利益率を上昇させることや固定費を削減することで利益が出る売上高が下がってきます！
2. 経費の見直し
重要性: 無駄なコストを削減して利益を最大化
経費は、ビジネスの利益に直接影響を与える重要な項目です。適切な経費管理を行えば、無駄な支出を削減でき、同じ売上でもより高い利益を確保できます。特に決算のタイミングは、経費を見直す絶好の機会です。
1. 固定費の見直し
固定費は、売上の増減に関係なく発生する費用で、見直す余地が多い部分です。
見直しポイント
- 家賃やリース費用
- 交渉: 契約更新時に家賃やリース料の値下げを交渉。特に周辺の賃料相場が下がっている場合はチャンスです。
- スペースの効率化: 使用していないスペースがあれば、より小さな物件や共有オフィスへの移行を検討。
- 光熱費
- 電力会社の見直し: 電力自由化により、電力会社を切り替えることでコストを削減可能。
- 省エネ設備への投資: LED照明や省エネ家電への切り替えでランニングコストを削減。
例: ジョンのカフェの場合
ジョンのカフェでは、電力会社を変更し、年間で約10万円のコスト削減に成功しました。また、使用頻度の低い冷蔵庫を撤去し、光熱費をさらに3%削減しました。
ちょっとしたことですが削減できた金額はそのまま利益になります。その利益を得るために必要な売上を考えると、固定費の見直しも経営者にとってはとても大切なことになりますので、頑張って見直しをしてみましょう！
2. 変動費の見直し
変動費は、売上に応じて変動する費用です。調整することで、利益率を大きく改善できます。
見直しポイント
- 仕入れコスト
- 仕入れ先の比較: 複数の仕入れ先を比較し、より安価で高品質な仕入れ先を見つける。
- ボリュームディスカウントの活用: まとめ買いで単価を下げられる場合は検討。
- 在庫管理
- 適正在庫の維持: 不要な在庫を抱えないよう、過去の売上データに基づいた仕入れ計画を立てる。
- 廃棄ロスの削減: 使用期限切れや破損による廃棄を防ぐため、在庫回転率を上げる。
- 広告費・販促費
- 費用対効果の検証: 広告やキャンペーンの成果をデータで分析し、効果の薄い施策は廃止。
- 無料ツールの活用: SNSや口コミを活用し、低コストで販促を行う。
例: ジョンのカフェの場合
ジョンは仕入れ先を地域の生産者に変更し、輸送コストを15%削減しました。また、人気のない季節メニューを廃止し、在庫ロスを10%減らしました。
3. その他の経費の見直し
日々の経費の中には、見逃されがちな無駄な出費が隠れています。これらを見直すことで、意外なコストダウンが可能です。
見直しポイント
- 通信費
- プランの最適化: インターネットや携帯電話の利用プランを見直し、必要以上の容量を契約していないか確認。
- 格安SIMや回線の活用: コストが大幅に下がる場合があります。
- 消耗品費
- 一括購入の利用: 消耗品をまとめ買いすることでコスト削減が可能。
- 無駄遣いの防止: 従業員への使用ルールを明確化し、必要以上の利用を防ぐ。
- 業務効率化によるコスト削減
- ソフトウェアの導入: 会計ソフトやスケジュール管理アプリを活用し、作業時間を短縮。
- 外注の適正化: 外注業務の成果を見直し、コストに見合わない場合は内製化を検討。
経費の見直しを実践する具体的な手順
- 経費をカテゴリ別に整理する
- 経費の内訳を細分化し、固定費、変動費、その他の経費に分類します。
- 過去のデータを分析する
- 過去1年分の経費データを確認し、月ごとの支出を比較。特に異常値や増加傾向に注目。
- 優先順位をつけて見直す
- 削減効果が大きい項目から見直しを開始。例えば、家賃や仕入れコストなど。
- 削減策を実行し、モニタリングする
- 削減した経費が予算に反映されているかを定期的にチェック。
経費見直しで得られる具体的なメリット
- 利益率の向上: 売上を維持しながらコストを削減できるため、利益率が改善します。
- キャッシュフローの改善: 無駄な支出を減らすことで、手元資金が増え、経営の安定性が向上します。
- 税負担の軽減: 経費を適切に計上することで、課税対象となる所得が減少します。
ピエールのまとめ
「ジョン、経費の見直しは最初は面倒に感じるかもしれないけど、きちんと実行すれば確実に利益が上がるよ。定期的に確認する仕組みを作って、無駄な出費を減らしていこう。」
3. 資産と負債の管理
重要性: 財務の健全性を維持
ジョン:「資産と負債って、普段あまり意識してないけど、決算でどこを見直せばいいんだろう？」
ピエール:「資産と負債は、ビジネスの基盤を成す部分だから、とても重要だよ。特に売掛金、在庫、借入金の3つがポイントだね。ここが不健全だと、どんなに売上があってもキャッシュフローが悪化してしまう。」
1. 売掛金の回収状況
売掛金が未回収で溜まっていくと、実際の収入が減り、資金繰りが苦しくなります。
見直し方法
- 回収までの期間をチェック: 取引先ごとに支払い期間が長引いていないか確認。標準的な期間を超えていれば要注意です。
- 長期未回収分の対応: 決算のタイミングで、長期未回収の売掛金を洗い出し、回収計画を立てる。場合によっては弁護士や専門家の助けを借りることも必要です。
例: ジョンのカフェの場合
常連の企業顧客に請求書を出したものの、支払いが60日以上遅れていることが判明。ピエールの助言で、支払いの催促を行い、翌月には50%の回収に成功しました。また、新規契約時に支払い条件を「30日以内」に統一しました。
2. 在庫管理
在庫は適切に管理しないと、過剰在庫や廃棄ロスが発生し、無駄なコストを生み出します。
見直し方法
- 動きの遅い在庫の特定: 売れ筋商品とそうでない商品を区別し、仕入れ量を調整する。
- 在庫回転率の計算: 在庫がどの程度の頻度で回転しているかを確認。在庫回転率が低い場合は、販売促進策を検討する。
例: ジョンのカフェの場合
ジョンのカフェでは、季節限定のケーキが売れ残り、廃棄ロスが20%に達していました。ピエールの提案で、限定商品は予約制に変更し、在庫を抱えずに済むようになりました。
3. 借入金の返済計画
借入金は経営を支える重要な手段ですが、返済計画が適切でないと、負担が大きくなり過ぎます。
見直し方法
- 利息負担の確認: 現在の金利が市場平均と比べて高い場合、金利交渉や借り換えを検討する。
- 返済比率の適正化: 年間のキャッシュフローに対して返済額が過大でないか確認。適正比率は30%以下が目安です。
実例: ジョンのカフェの場合
ジョンのカフェでは、設備投資のための借入金があり、返済額が月次キャッシュフローの40%を占めていました。ピエールの提案でリスケジュールを行い、月次返済額を30%以下に抑えました。
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