SuicaやPASMOに現金をチャージして電車代や買い物に利用している会社や個人事業主の方も多くいらっしゃると思いますが、今回はこのチャージしたときと実際に使用したときに経費になるのかの確認と会計・税務処理を確認していきます。
SuicaやPASMOの処理については税務調査で問題となりやすい項目になるのでしっかり知識を得て税務調査時にも対応できるようにしていきましょう。
会社や個人事業主がSuicaやPASMOに現金チャージしたときの領収書を経費としている場合には、経費は認められない可能性があるので注意しましょう。
それでは、なぜチャージしたときの領収書ではダメなのか、また、正しい処理方法について確認していきましょう。
SuicaやPASMOのチャージ代が経費として認められない理由
SuicaやPASMOなどは現金と同じ性質だから
SuicaやPASMOに現金をチャージしたものを電子マネーと言ったりしますが、言葉のとおりSuicaやPASMOはマネー＝現金と同じ扱いになります。
SuicaやPASMOにチャージしてあれば、これを利用して買い物ができるから現金と同じとなります。
ちなみにSuicaやPASMOの利用先としては、コンビニ、キヨスク、本屋、飲食店など様々なところで支払い手段として使うことができるのは、みなさんご存知だと思います。
いろいろなところで使えるというのが問題になってきますので覚えておいてください。
SuicaやPASMOへのチャージと現金を普通預金に預け入れたのは同じ性質だから
SuicaやPASMOへチャージしたというのは、現金を普通預金の口座に預入して普通預金にしたのと同じ取り扱いになります。チャージしたときの領収書は現金から電子マネーにしたという証拠にすぎません。
現金を普通預金口座に入金しただけでは経費にはできないと理解されてる方は多いでしょう。
SuicaやPASMOにチャージというのはこれと同じことなので、原則としてチャージしただけでは経費になりません。
SuicaやPASMOへのチャージが経費として認められない可能性が高い理由
Suicaの帳簿を付けるときに「チャージ分のみ」を経費として処理（記帳）すると、税務調査を受けたときに「何に使ったのか？」を説明できません。
SuicaやPASMOの利用先としては、コンビニ、キヨスク、本屋、飲食店など様々なところで支払い手段として使うことができるのでチャージしただけでは何に使ったのかが客観的に第三者にはわからないので、税務調査で説明ができなくなってしまいます。
そのため、交通費専用として利用しているなどが無い限り、チャージしたときに経費として処理することはやめてください。
SuicaやPASMOへのチャージ代を経費にするにはどうすれば良いの？
SuicaやPASMOへのチャージ代を経費にすることができるタイミングは、原則としてSuicaやPASMOを使って電車代として使用した（支払った）ときや物品を購入するために使用した（支払った）ときになります。
電車代などの交通費以外に物品を購入することがある場合
物品などを購入した場合はレシートや領収書をもらうことができるので、それを保存しておけばよいでしょう。
会計処理としてはレシートや領収書の日付で仕訳入力処理することになります。
通常の現金で支払ったときと同じ処理と考えてください。
電車代などの交通費は領収書が無いのでどう処理すればよいか迷われる方も多いでしょう。
それではどのように処理すれば良いか見ていきます。
方法はいくつかあります。
- 駅の券売機で利用履歴を印字
- モバイルSuicaで明細を取得
- 交通費精算書を作成する
- 出金伝票を作成する
いずれかの方法で電子マネーの利用履歴を記録して、保存すればＯＫです。
この中で一番お薦めなのは①と②の利用履歴を残しておくことです。
Suica・PASMOの利用履歴の確認方法
SuicaやPASMOの利用明細は、駅の券売機やチャージ専用機などでの印字が可能です。印字される内容は、「日付・利用駅・乗車or下車・残高」です。また、印字できるデータの条件は次のとおりです。
- 過去26週間の履歴まで
- 件数は100件まで
- 1日で21件を超える利用がある場合には印字できない可能性がある
SuicaやPASMOでの利用状況により、100件の利用以内で定期的に履歴を印字をすれば、交通費の内容を把握できます。
モバイルSuica・モバイルPASMOの利用履歴の確認方法
モバイルSuicaやモバイルPASMOを利用する場合も同様に、利用履歴の確認ができます。
表示できる履歴に限度があるため、小まめに証拠を保存していく作業が必須です。
こちらの明細の保存は100件を上限としているため、SuicaやPASMOを多く利用される方はこまめに印字をするかモバイルSuicaなどの明細取得をして保存しておきましょう。
上限を超えてしまったものは取得することが不可能となっていますので、気をつけてくださいね。
このように交通費として使用したものも利用履歴などを証拠資料として保存するようにしておいてください。
SuicaやPASMOへのチャージ時に経費として処理しないほうが良い理由
二重経費になっている可能性があるためです。
わざとやる方もいれば、間違って二重で経費処理してしまう方もいます。
二重計上とはどういったことかというと次のような処理になります。
- SuicaやPASMOのチャージ代を交通費として経費処理する。
- SuicaやPASMOを利用して支払った経費のレシートや領収書も経費処理する。
二重になっているのがおわかりでしょうか。
チャージ代と利用時の領収書等で経費を二重計上をしているのです。
1万円チャージした場合
①チャージしたときに交通費1万円として経費処理する
②チャージしてあるSuicaやPASMOで物品を購入したときに消耗品費などで1万円分を経費にする
チャージしたのは1万円なのに領収書は2万円分あるので、両方とも経費処理すると1万円が二重で計上されてしまうことになります。
このため、SuicaやPASMOのチャージ代を経費にしているときの税務調査では、SuicaやPASMOで支払った領収書等が経費に入っていないかどうか、支払い手段に着目しながら領収書等を確認することになります。
【結論】交通費専用として利用用する場合のみチャージ時の処理でOK！
SuicaやPASMOの経理処理についてチャージしたときだけを経理処理したい場合、以下の3点が揃っていればチャージ時のみの処理でもOKでしょう！
- 交通費以外の経費があると適切な会計処理ができないので『交通費のみの利用とする』
- 期首と期末に誤差があまり大きくないように注意する
- 履歴を残すこと
交通費専用としてSuicaやPASMOを使う場合だけチャージ単位の仕訳が認められているので、交通費以外を使う場合は通常どおりにチャージしたときではなく利用時の領収書をもとに記帳することが良いでしょう。
また、期首と期末のSuica残高の誤差があまりに多いと期末に多くチャージして経費を過大に計上したとして税務調査で認めてもらえなくなる可能性が高くなるので気をつけてください。
通常のチャージであれば問題となることは無いでしょう。
あとは、Suicaエリア内に設置されている自動券売機等で証拠をしっかり残すことが大事になります。
これは交通費以外には利用していない証拠になりますので非常に大事になりますので忘れないでください。
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